Zarządzanie przedsiębiorstwem i produkcją bez stert papierów. Niemożliwe. A może jednak? Dzięki dynamicznemu rozwojowi technologii możliwe jest zaimplementowanie systemów kontrolowania dokumentacji, które znacznie uproszczają zarządzanie produkcją i funkcjonowaniem całej firmy.
Firma bez papieru – unikanie papierowych dokumentów
Dokumentacja jest bardzo istotna dla każdej firmy zajmującej się produkcją. Systemy zarządzania ich nie zastąpią, jednak mogą sprawić, że nie będziemy musieli przechowywać ich w formie papierowej. A to już coś. Podstawowym zestawem dokumentów są:
- planowanie produkcji,
- elektroniczne karty pracy,
- dokumentacja konstrukcyjna,
- przewodniki produkcyjne,
- karty technologiczne,
- dyspozycje dokumentu obrotu materiałowego.
Zbiór tak ogromnej ilości danych zajmuje bardzo dużą ilość miejsca i w ich ograniczeniu nie pomagają nawet systemy informatyczne.
Sposób na zmniejszenie ilości dokumentów w formie fizycznej
Na szczęście istnieje kilka sposobów na skutecznie zmniejszenie ilości papierowych dokumentów. Możemy skorzystać z systemu do zarządzania obiegiem dokumentów ( Document Management Systems – DMS). Elektryczny obieg polega głównie na wymianie danych pomiędzy wieloma komórkami danego przedsiębiorstwa, jak również pomiędzy niezwiązanymi bezpośrednio ze sobą podmiotami gospodarczymi. Systemy elektroniczne pozwalają na użytkowanie następujących dokumentów w formie elektronicznej: umowy, dokumenty księgowe, dokumenty techniczne, handlowe oraz dokumenty ISO. Systemy DMS dzięki digitalizacji zmniejszają także konieczność dbania o formalności związanych z obsługą posprzedażową. To natomiast obejmuj m.in. elektroniczną księgę przedsiębiorstwa, HelpDesk: obsługa działów wsparcia, zarządzanie dokumentami wchodzącymi i wychodzącymi, prowadzenie rejestru umów i aneksów, rejestr poczty przychodzącej i wychodzącej, ISO Management: zarządzenie dokumentacją zgodną z ISO. Dzięki nowoczesnym systemom informatycznym powstaje także centralne archiwum internetowe, które zmniejsza ilość dokumentów w formie papierowej, ułatwia zarządzanie strukturą dokumentów oraz ewentualnie pomaga w dotarciu do lokalizacji fizycznej formy dokumentu (niekiedy takie rozwiązanie jest konieczne. Zmniejsza to także ilość problemów przy utracie lub zniszczeniu dokumentów – istnieją w formie cyfrowej.
Dlaczego stosować nowoczesne systemy?
Najważniejszy powód to oczywiście oszczędność czasu, obniżenie kosztów obiegu informacji oraz to, że ułatwiają proces wytwarzania. Implementacja systemów zmniejszających ilość dokumentów w formie papierowej jest więc sposobem na spełnienie dwóch najważniejszych celów każdego przedsiębiorstwa – ograniczenie kosztów produkcji i traconego czasu na niekonieczne zadania.
